धन संग्रह से पहले शुल्क संरचना तैयार करें
संग्रह खोलने से पहले शैक्षणिक वर्ष, कक्षाएँ, शुल्क शीर्षक, अनुसूचियाँ, वैकल्पिक सेवाएँ, रियायतें और विलंब शुल्क नियम परिभाषित करें। इससे स्टाफ और अभिभावकों को देय राशि की एक समान व्याख्या मिलती है।
विशेष मामलों को नोट्स में छिपाएँ नहीं। परिवहन, भाई-बहन रियायतें, छात्रवृत्तियाँ, प्रारंभिक शेष और मध्य-वर्ष प्रवेशों का स्पष्ट और समीक्षायोग्य उपचार होना चाहिए।
हर समायोजन को पता लगाने योग्य बनाएँ
रसीद शुल्क लेजर में केवल एक घटना है। स्टाफ को आंशिक भुगतान, ऑनलाइन संदर्भ, बाउंस भुगतान, रद्दीकरण, धनवापसी या संशोधित आवंटन भी दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है।
सिस्टम को मूल लेनदेन को संरक्षित करना चाहिए और यह दिखाना चाहिए कि प्रत्येक बाद के परिवर्तन किसने किए। बिना सूचना के संपादन से मिलान कठिन हो जाता है और जब कोई परिवार अपने शेष पर प्रश्न करता है तो विश्वास कमजोर होता है।
परिचालन प्रश्नों के उत्तर देने के लिए रिपोर्ट्स का उपयोग करें
उपयोगी वित्तीय रिपोर्टिंग कुल राशियों को मूल छात्रों और लेनदेन से जोड़ती है। टीम को संग्रह सारांश से फीस शीर्ष, कक्षा, भुगतान विधि, रसीद या बकाया खाते तक स्प्रेडशीट में उत्तर पुनर्निर्मित किए बिना जाने में सक्षम होना चाहिए।