विद्यालय द्वारा पहले से किए जाने वाले कार्य से आरंभ करें
विक्रेताओं की तुलना करने से पहले एक सामान्य विद्यालय दिवस को मैप करें। एक प्रवेश पूछताछ, एक उपस्थिति सुधार, एक शुल्क भुगतान, एक परीक्षा अद्यतन और एक अभिभावक नोटिस को शुरू से अंत तक देखें। इससे शीघ्र पता चल जाता है कि जानकारी कहाँ कॉपी, विलंबित या खो जाती है।
एक उपयोगी प्रणाली को इन हैंडऑफ़ को कम करना चाहिए। यदि क्रियान्वयन के बाद भी स्टाफ को समानांतर रजिस्टर और स्प्रेडशीट रखनी पड़ें, तो सॉफ़्टवेयर ने समस्या को हल करने के बजाय स्थानांतरित कर दिया है।
पूर्ण कार्यप्रवाह का मूल्यांकन करें, न कि डेमो स्क्रीन का
विक्रेताओं से उन भूमिकाओं का उपयोग करते हुए यथार्थवादी कार्यों का प्रदर्शन करने के लिए कहें जो उन्हें निष्पादित करेंगी। एक शिक्षक को केंद्रित कक्षा कार्यप्रवाह देखना चाहिए; एक लेखाकार को भुगतान का पता लगाने में सक्षम होना चाहिए; और एक प्रधानाचार्य को प्रत्येक रिकॉर्ड खोले बिना अपवादों की समीक्षा करने में सक्षम होना चाहिए।
मोबाइल उपयोगिता, अनुमतियाँ, निर्यात, ऑडिट इतिहास, समर्थन प्रतिक्रिया, बैकअप और विद्यालय अपने डेटा को कैसे पुनः प्राप्त कर सकता है, इनका भी परीक्षण करें। बिक्री प्रस्तुति समाप्त होने के बहुत बाद तक ये परिचालन विवरण मायने रखते हैं।
अपनाने और नियंत्रण के लिए चुनें
एक चरणबद्ध रोलआउट आमतौर पर एक साथ सब कुछ सक्षम करने से अधिक सुरक्षित होता है। साफ छात्र और स्टाफ रिकॉर्ड से आरंभ करें, फिर उन दैनिक कार्यप्रवाहों को सक्रिय करें जिनके स्पष्ट स्वामी हों। प्रत्येक भूमिका को उन कार्यों पर प्रशिक्षित करें जो वे वास्तव में करते हैं और पहले कुछ हफ़्तों के बाद अपनाने की समीक्षा करें।